Hồi mới quen Linh, một chủ doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ xuất
khẩu ở Quy Nhơn, anh đã nằng nặc mời tôi huấn luyện cho nhân viên văn phòng của
anh một khóa kỹ năng quản trị văn phòng. Lý do vì Linh và tôi gặp nhau ở một điểm,
năng suất công việc của nhân viên văn phòng các công ty trong nước rất thấp.
Trái lại, ở các tổ chức nước ngoài, công việc nhiều hơn nhưng ít nhân viên. Dù
công việc khá nặng cho nhân viên nhưng do thuê ít người, chủ doanh nghiệp có thể
nâng thêm mức thu nhập cho người lao động. Linh và tôi đều nhận thấy có một mối
tương quan giữa hiệu quả công việc cho doanh nghiệp và sự hài lòng của nhân
viên.
Linh kể, tôi sang dự triển lãm đồ gỗ ở Las Vegas, Mỹ 7 ngày.
Hầu như, tôi chỉ làm việc với một nhân viên của đối tác nhưng công việc trôi chảy
và gặp gỡ rất nhiều khách hàng tiềm năng. Cô nhân viên này một mình làm tới
năm, sáu công việc khác nhau liên quan đến hội chợ: sắp xếp chuyến bay, đưa đón
ở sân bay, sắp xếp khách sạn, lô trưng bày hàng triển lãm, giải thích cho khách
tham quan, làm hồ sơ kế toán, thanh quyết toán chi phí cho toàn bộ chương trình
hội chợ. Linh nói thêm, ở công ty tôi, phải cần khoảng 5 nhân viên để làm việc
này.
Ao ước là thế, nhưng đến nay, sau nhiều năm, tình hình quản
trị văn phòng của Linh vẫn chưa có nhiều thay đổi.
Cách đây 4 năm, lúc ở Myanmar mở cửa, tôi gặp ông Daniel Lim, chủ một
công ty tư vấn thiết kế Singapore mở văn phòng ở TP HCM. Ông Lim mời chúng tôi
cùng đi sang nước này để tìm hiểu mở rộng hoạt động kinh doanh ở thị trường mới.
Kết quả của việc hợp tác này đã mang lại cho chúng tôi một hợp đồng ngoại đầu
tiên thực hiện ở nước ngoài. Vậy mà, rất khác với nhiều người làm kinh doanh,
ông Lim chưa bao giờ tỏ ý đòi hỏi sự trả công, trái lại, còn đứng ra hòa giải mỗi
khi hai bên có bất đồng khi triển khai công việc.
Một lần, tôi và sếp của mình sang văn phòng của ông Lim dự họp.
Tôi tình cờ gặp lại hình ảnh, ký ức anh Linh đã kể cho tôi về quản trị văn
phòng nhiều năm trước.
Văn phòng của ông Lim có khoảng 60 nhân viên, đa số là kiến
trúc sư và kỹ sư nhưng chỉ có một quản lý văn phòng. Nhân viên nữ này vừa làm
công tác tiếp tân, vừa đánh máy, quản lý hồ sơ, làm bảng lương và các công việc
liên quan đến hành chánh khác.
Ngày hôm qua, ông Lim đi cùng một người bạn đến thăm tôi, sau
gần hai năm chúng tôi không gặp nhau. Ông mang theo một giỏ trái cây làm quà.
Khi mở giỏ quà, người nhà tôi khen, “Ông này người nước ngoài mà cũng biết chọn
mua trái cây tươi ngon”. Tôi chợt nhận ra, người chuẩn bị quà cho ông Lim cũng
chính là cô nhân viên hành chính ấy. Từ đây, tôi mới hiểu có kỹ năng làm một
lúc nhiều việc là quan trọng, nhưng để nhân viên có tâm huyết, động lực làm tốt
công việc còn quan trọng hơn nhiều.
Có lẽ, thành công của ông Lim hay thất bại của Linh là ở điểm
này.
