Tìm ra việc ưu tiên

Tuần rồi tôi có việc ghé qua văn phòng của Công ty Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh.  Vừa gặp nhau, anh Thiện, Phó Tổng Giám đốc đã hồ hởi chia sẻ và gợi ý tôi nên triển khai thêm nội dung bài viết “Thứ tự ưu tiên” đã đăng trên trang chủ của Kinh tế Sài Gòn Online trong tháng Bảy. Theo anh Thiện, việc tìm ra thứ tự ưu tiên để giải quyết vấn đề hiện nay rất quan trọng đối với hầu hết doanh nhân chúng ta trong hoàn cảnh lao đao vì cơn bão kinh tế vẫn còn chưa dứt.  Người viết cần giới thiệu thêm cho doanh nhân các công cụ để áp dụng.  

Ngoài ra, Thiện cho rằng việc kinh doanh ngày nay không hề đơn giản để doanh nhân chúng ta tự ra quyết định một mình và thực hiện mọi chuyện thành công.  Trong hoàn cảnh sự liên đới công việc ­­và các bên liên quan rất phức tạp, làm sao tìm ra thứ tự ưu tiên và để mọi người đều đồng thuận với giải pháp ấy là yếu tố rất quan trọng và hơn hết có thể tránh được rủi ro cho doanh nhân, doanh nghiệp.  Anh còn gợi ý tổ chức cho doanh nghiệp các khóa huấn luyện để quản lý và nhân viên biết cách làm việc theo nhóm, không ỷ lại hoặc dựa dẫm vào nhau khi ra quyết định chọn được các giải pháp ưu tiên trong giải quyết khó khăn của doanh nghiệp.

Miệng nói tay làm, Thiện rút ra một tập giấy nhỏ có dán keo màu vàng gọi là sticker, giới thiệu cách anh và đồng nghiệp thường áp dụng ở công ty. Anh cho biết, khi có các vấn đề cần giải quyết, các quản lý cấp cao của công ty anh ngồi họp lại với nhau. Tổng giám đốc chủ trì cuộc họp chủ động hỏi các giám đốc chức năng nêu ra vấn đề, sau đó mỗi người bỏ phiếu để chọn ra vấn đề quan trọng và khẩn cấp để giải quyết trước.  Cách bỏ phiếu rất nhanh chóng và đơn giản, mỗi quản lý viết tên vấn đề nào thuộc loại khẩn và quan trọng rồi dán lên bảng. Tổng giám đốc đích thân gom và kiểm lại.  Nếu thấy vấn đề chưa được đại đa số đồng thuận, việc bỏ phiếu được tiếp tục cho đến khi đạt sự đồng thuận cao nhất.

Anh nói thêm, nhờ phương pháp này, các quản lý trong công ty cảm thấy gần gũi và gắn bó với nhau cho dù khi vấn đề của mình nêu ra chưa được đánh giá là tối khẩn và rất quan trọng.  Bức tranh toàn cảnh về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp được nhận biết rất rõ từ các vị trí chủ chốt. Tinh thần đoàn kết trong quản trị doanh nghiệp được cải thiện và những cán bộ có thành tích cao được công nhận một cách dân chủ, công khai.  Phương pháp này đã thấm sâu trong việc ra quyết định của tôi không chỉ ở tầm công ty, ở bộ phận do tôi quản lý mà cả trong sinh hoạt gia đình, Thiện kết luận.

Thứ tự ưu tiên

Vừa rồi tôi được tham gia một lớp học về quản lý.  Giảng viên vừa vào lớp đã đặt lên bàn một cái chai thủy tinh rỗng. Ông soạn ra một túi nylon đựng các viên cuội tròn. Một vài người được ông gọi lên đưa các viên cuội vào chai. Khi chai đã đầy cuội, ông hỏi học viên, “Chúng ta có thể bỏ thêm gì nữa vào chai không? Thấy học viên ngơ ngác chưa kịp trả lời, ông lấy thêm trong túi ra một lọ cát.  Ông vừa rót vừa lắc cho những hạt cát len lõi chèn vào khoảng trống những viên cuội.  Một lát sau, khi cát đã đầy, ông lại nêu câu hỏi, chúng ta còn rót thêm gì nữa? Cả lớp lần này đồng thanh la to, “Nước!”.  Một học viên nhanh nhẩu lấy chai nước uống của mình xin phép được đổ nước vào chai.  

“Chúng ta học được điều gì từ việc làm này?”, giảng viên cầm cái chai đầy cuội, cát và nuớc đưa lên và hỏi cả lớp.  Nhiều câu trả lời vẫn chưa làm ông thỏa mãn, giảng viên ôn tồn kết luận, “Đa số các ý kiến của các anh chị đều tập trung làm sao cho công việc được giải quyết nhanh nhất, ngắn nhất, nhưng thực ra để đạt được điều này cần phải biết xếp thứ tự ưu tiên các công việc trước khi giải quyết chúng. Chẳng hạn, nếu chúng ta được giao đưa các vật liệu vừa rồi vào chai thủy tinh, nếu đổ nước vào chai trước, chúng sẽ tràn ra đầy bàn khi đưa cát hay cuội vào sau đó. Nếu ta đưa cát vào trước, sẽ rất khó, hoặc gần như không thể để đưa tiếp các viên cuội tròn xinh xắn kia vào chai được.  Từ ví dụ này ông dẫn giải, trong một doanh nghiệp, thậm chí ở phạm vi xã hội, luôn luôn tồn tại nhiều vấn đề cần phải giải quyết.  Nếu có một “nhạc trưởng” hay một tập thể các nhà quản lý giỏi, biết sử dụng trí tuệ tập thể, cùng thảo luận và thống nhất xếp thứ tự ưu tiên từng việc để giải quyết, tổ chức sẽ vượt qua khó khăn, phát triển ổn định.  Nhiều doanh nghiệp khi đối mặt nhiều khó khăn, do chọn sai vấn đề để ưu tiên giải quyết có thể sẽ rơi vào vòng luẩn quẩn, không có lối thoát hoặc thậm chí gây đổ vỡ.

Theo ông, một trong những vấn đề nóng hổi của doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là làm gì để tồn tại qua cơn khủng hoảng.  Một số doanh nghiệp mạnh dạn tạm ngừng một số hoạt động đầu tư dài hạn để tập trung nguồn lực vào các phân khúc thị trường hẹp, đưa ra thị trường các sản phẩm phù hợp với nhu cầu khách hàng để có dòng tiền tốt, hiệu suất sinh lợi cao.  Một số ngân hàng thay vì tập trung cho vay, họ chú trọng cung cấp nhiều hơn các dịch vụ tài chính để giảm rủi ro.  

Ông cũng dí dỏm giải thích thành công của Andy Muray tại giải Wimbledon vừa qua. Với chiến thắng này, nước Anh đã kết thúc 77 năm dài chờ đợi với chiến thắng của tay vợt nước chủ nhà.  Theo ông, nếu quan sát các giải liên tiếp trước đó, chúng ta sẽ thấy Andy đã không xuất hiện liên tiếp ở nhiều cuộc tranh tài.  Rõ ràng, Andy đã đặt mục tiêu vô địch Wimbledon vào thứ tự ưu tiên cao nhất, tập trung vào  một giải đấu quan trọng cho sự nghiệp của anh và của cả nước Anh.

Vinh danh "Ông Mối"

Hồi nước nhà mới mở cửa, tôi có may mắn tham gia hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế ở một tỉnh thuộc miền Trung. Làm việc ở một công ty xuất khẩu, hàng tháng chúng tôi tiếp cả chục đoàn thương nhân đến từ Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản… hỏi mua sản phẩm. Tuy vậy, các hợp đồng xuất khẩu đa phần ký và thực hiện thông qua các công ty thương mại có văn phòng đặt ở thành phố Hồ Chí Minh chứ không phải bán trực tiếp cho nhà sản xuất.  

Là các kỹ sư mới chập chễnh bước sang thương trường, hồi đó chúng tôi luôn thắc mắc, không hiểu sao các nhà máy công nghiệp thủy tinh, chế tạo khuôn đúc, chất độn silicat không đến mua trực tiếp sản phẩm của chúng tôi. Do không thể biết được các công ty thương mại đến từ thành phố HCM mua sản phẩm của chúng tôi rồi bán lại với mức giá nào, chúng tôi đoán già đoán non và ao ước được “mua tận gốc, bán tận ngọn”, nghĩa là bán đến tới người tiêu dùng cuối cùng để có giá cạnh tranh nhất. 

Nhiều năm sau, khi tham gia hoạt động kinh doanh ở thành phố Hồ Chí Minh, tôi dần dần hiểu rằng nhà nhập khẩu mua hàng thông qua các công ty thương mại ở TP. HCM sẽ có giá tốt và tránh rủi ro vì bị phụ thuộc vào nhà cung cấp đơn lẻ như chúng tôi. Giả định có một nhà nhập khẩu mua hàng may mặc từ Miền Nam, nếu chọn được một nhà phân phối ở thành phố HCM, ông ta có cơ hội tìm mua hàng hóa với mức giá cạnh tranh nhất. Sở dĩ như thế vì nhà phân phối này sẽ liên hệ hầu hết các tỉnh thành phía Nam nơi có nhà máy may mặc xuất khẩu và sẽ có nhiều thông tin để đàm phán và tìm ra giá cạnh tranh nhất. Tất nhiên, nhà nhập khẩu muốn mua tận gốc anh ta cũng có thể thực hiện ước muốn của mình, nhưng sẽ có thể chịu rủi ro khi nhà xuất khẩu hàng may gặp sự cố về sản xuất hay một tai họa nào đó.

Một lần khác chúng tôi được tham gia đề tài khoa học của một Viện nghiên cứu ở Hà Nội. Mục tiêu của đề tài là tìm ra mức độ quan trọng của các khâu phân phối lúa gạo xuất khẩu từ các cánh đồng sản xuất ở Đồng bằng Sông Cửu Long đến thị trường xuất khẩu. Sau nhiều tháng trời làm việc, chúng tôi rất ngạc nhiên khi rút ra kết luận rằng vai trò quan trọng nhất trong khâu xuất khẩu gạo nằm trong tay các thương lái.

Dần dần thái độ của chúng tôi đã thay đổi khi làm việc với thương lái và những người đóng vai trò trung gian trong thương mại và dịch vụ. Tuy vậy, thật không công bằng khi trong xã hội ta vẫn còn nhiều người xem nhẹ vai trò của tầng lớp trung gian này và gán cho những từ không mấy thiện cảm như “cò”, “mánh mum”, “môi giới” hay “chạy mánh.” 

Nghĩ lại mà thương cho nhiều bà chị ở quê tôi, hôì thời bao cấp đã phải họp viết kiểm điểm vì hành vi mua gom cây trái ở vườn của các nhà  láng giềng trong làng mang ra chợ bán. “Con bò có một cục u. Người đi buôn bán là ngu như bò.” Các chị đã phải chép cả ngàn lần câu thơ bút tre này vì tham gia mua bán dưới vai trò thương lái.

Thương mại không chỉ có cạnh tranh

Gia đình tôi rủ nhau lên nghỉ mát ở Đà Lạt.  Mỗi ngày, đến giờ ăn, chúng tôi lại kéo nhau ra Chợ Đà Lạt để ăn trưa. Có lẽ món ăn ngon và chế biến sạch sẽ nên thực khách rất đông.  Thấy chúng tôi tần ngần chưa tìm được chỗ ngồi, một chị bán nước giải khát đon đả chào mời, “Gia đình anh chị cứ ngồi ở đây, ăn món gì kêu rồi em bưng sang cho.”  Có cảm tình với cô bán hàng tốt bụng, chúng tôi không quên gọi thêm mấy ly giải khát.
Ngày hôm sau chúng tôi chọn một quán ăn khác và may mắn kiếm được chỗ ngồi. Dù quán không đông khách nhưng chỉ một mình chủ quán phục vụ nên cũng phải ngồi đợi món ăn. Chủ quán bên cạnh do vắng khách nên chuyển sang phụ rửa bát, lau bàn và chuyền thức ăn cho khách. Tôi nửa đùa, nửa thật hỏi, “Sao không về bán quán nhà mình mà sang làm giúp cho người ta?”  Chị mỉm cười hồn nhiên, “Hôm nay quán nó bận, ngày mai quán tui đông nó lại sang giúp.”
Hành xử của các cô tiểu thương Đà Lạt làm tôi thán phục quá chừng. Thay vì cạnh tranh, giành giật họ biết phối hợp tạo điều kiện cho nhau mua bán kiếm tiền.  Nguyên tắc thương mại này rất nhiều chủ doanh nghiệp chúng ta bỏ quên vì mãi lo cạnh tranh giành giật khách hàng và mở rộng thị phần.  Câu chuyện cá basa ở đồng bằng Sông Cửu Long làm một ví dụ điển hình.
Do điều kiện thiên nhiên thuận lợi cho việc nuôi cá da trơn ở đồng bằng Sông Cửu Long, mặt hàng cá basa trở thành thủy sản độc tôn của Việt Nam trên khắp thị trường các châu lục.  Tuy vậy, thay vì phối hợp, phân công lẫn nhau trong các khâu nuôi trồng, chế biến, và xuất khẩu, các chủ doanh nghiệp chúng ta có xu hướng đầu tư khép kín theo kiểu “Lọt sàng xuống nia” và cạnh tranh lẫn nhau trong việc đưa hàng đến cùng thị trường để tiêu thụ. Rốt cục, giá bán cá basa càng ngày càng giảm trong khi nguyên liệu thức ăn chăn nuôi, thuốc thú y và các dịch vụ chế biến, đóng gói, vận chuyển tăng khiến cho ngành nuôi cá basa của chúng ta hiện nay gần như phá sản vì người nuôi lỗ nặng, hàng loạt hộ nuôi khốn đốn. Theo thông tin trên trang chủ của Bộ NN&PTNT, ngày 29-6-2013, giá cá tra loại 1 chỉ còn khoảng 18.500 - 19.000 đồng/kg, người nuôi lỗ 3.000 - 3.500 đồng/kg; dù giá cá giảm mạnh nhưng người nuôi vẫn khó bán bởi các nhà máy hạn chế thu mua. Hơn nữa, dù bán lỗ nhưng các nhà máy vẫn kỳ kèo từ 1,5 - 2 tháng mới thanh toán tiền.
Tại một hội thảo gần đây ở TP. HCM, khi được nghe doanh nghiệp Việt yêu cầu hỗ trợ để cho hàng thủy sản Việt Nam đi vào châu Âu thuận lợi hơn, một nhà ngoại  giao Bỉ đã ám chỉ tác hại của việc cạnh tranh quá mức giữa các doanh nghiệp chúng ta.  Ông nói, “Thay vì tận dụng thế độc quyền thương mại về mặt hàng cá basa, các bạn lại cạnh tranh lẫn nhau làm cho mặt hàng này rớt giá." Ông cho biết, trước đây quả Kiwi của New Zealand khi xuất khẩu sang các nước cũng bị tình trạng tương tự. Tuy nhiên sau đó các doanh nghiệp trong nước cùng ngồi lại với nhau để tìm ra giải pháp tránh phá giá và giành giật thị trường. Từ đó, việc trồng và xuất khẩu trái kiwi của nước này đi vào ổn định và phát triển.